Odoo – Modul HR

Pengertian dari modul human resource atau lebih dikenal dengan sebutan modul HR adalah sebuah modul yang fungsi digunakan untuk mengelola sumber daya persuhaan yang berupa human atau manusia atau karyawan.

Jadi modul tersebut berguna untuk mengelola segala hal tentang karyawan, mulai dari karyawan belum masuk atau masih menjadi calon karyawan, menjadi karyawan, hingga karyawan tersebut keluar dari perusahaan. Tidak cuman dikelola, data tersebut juga bisa dipakai untuk analisa guna menentukan evaluasi terhadap rule HR selanjutnya.

Untuk menggunakan modul HR di odoo kita perlu untuk mengistall modul yang namanya adalah Employee Directory.

  • Recruitment
  • Employees (Database Pegawai)
  • Attendances
  • Time Off
  • Expense
  • Skill Management
  • Fleet
  • Payroll (Custom)

Fitur-fitur itu, di antaranya:

1. Manajemen Rekrutmen

Sebuah software ERP bisa mengelola proses rekrutmen dalam suatu perusahaan dari mulai pencarian hingga penandatanganan kontrak.  

Melalui satu dasbor dalam aplikasi Human Resources, staff HR dapat melakukan berbagai aktivitas terkait perekrutan pegawai baru. Dari mulai memasang lowongan, mengatur tahapan proses rekrutmen, hingga menyortir dan membalas semua lamaran yang masuk dari berbagai platform. Tidak hanya website perusahaan, melainkan juga email, linkedin, twitter, dan sosial media lainnya.

Jika perusahaan Anda mempekerjakan banyak pegawai kontrak dan memiliki tingkat turnover pegawai yang tinggi, rekrutmen pegawai akan jadi suatu proses yang panjang dan rumit.

Dengan software ERP, staff HR tidak perlu lagi merekap data pelamar karena sistem akan secara otomatis merangkumnya dalam bentuk database yang terdiri dari profil, skill, dan dokumen-dokumen penunjang yang di-submit pelamar.

Saat akan mengadakan proses rekrutmen, staff HR bisa membuat dan mempromosikan job board. Setelah lowongan tayang, pelamar bisa mengirim lamaran dengan cara mengirim email atau mengisi form pada laman portal Job di website perusahaan.

Semua lamaran yang masuk, baik melalui email maupun formulir website, akan diurutkan secara otomatis oleh sistem. Termasuk dokumen-dokumen yang mereka lampirkan seperti CV dan cover letter. Staff HR bisa memilih untuk menjawabnya secara personal maupun menggunakan template yang tersedia dengan beberapa klik pada aplikasi.

Nantinya, departemen HR bisa memantau proses rekrutmen dan mengelola pelamar-pelamar di setiap tahap seleksi secara lebih mudah melalui kanban view dalam satu laman yang memuat semua data pelamar.

2. Manajemen Database Pegawai

Pengelolaan database pegawai yang tidak apik tentu akan menimbulkan banyak masalah bagi perusahaan. Informasi pegawai yang dikelola secara manual, bukan hanya memakan waktu dalam pengerjaannya, tapi juga saat staff HR harus meng-update dan mencari data.

Dengan software ERP, perusahaan dapat menyimpan data pegawai dari semua departemen dalam satu database terpusat yang bisa diakses secara mudah. Tidak hanya informasi pribadi, data aktivitas yang mencakup cuti, alokasi tugas, timesheet, kehadiran, penilaian, dan pengeluaran juga dapat otomatis disimpan dalam database setiap pegawai.

Database yang terintegrasi memungkinkan semua pegawai mengakses informasi dan mendapat notifikasi mengenai perubahan aturan dan regulasi perusahaan. Tidak hanya itu, Anda juga bisa mengatur akses informasi sehingga data-data sensitif pegawai hanya bisa diakses oleh pegawai dengan kewenangan tertentu, misalnya saja HR Manager dan tim manajemen.

3. Manajemen Pegawai

Aspek utama yang dikelola aplikasi Human Resource adalah pegawai yang bekerja untuk perusahaan. Setelah berhasil merekrut, tantangan tim HR selanjutnya adalah mengoptimalkan potensi dan memastikan kesejahteraan karyawan.

Jika perusahaan Anda memiliki 700 orang pegawai, bayangkan berapa banyak waktu yang dibutuhkan tim HR untuk mengelola semua pegawai.

Dengan sistem ERP, waktu tidak lagi menjadi hambatan. Dari mulai cuti hingga jam kerja pegawai, semua data aktivitas harian pegawai bisa direkam dan diolah dengan efektif dan efisien.

Mengelola Kehadiran, Cuti, Lembur, dan Jam Kerja Pegawai

Mencatat kehadiran, pengajuan cuti, lembur, dan jam kerja tiap pegawai harus dilakukan dengan akurat karena tugas HR lah untuk memastikan ada sumber daya manusia yang cukup untuk mengerjakan semua tugas-tugas setiap harinya. Dari sisi pegawai, pencatatan yang akurat akan menentukan penilaian kinerja yang nantinya berpengaruh pada penghasilan dan bonus yang didapat setiap bulan.

Modul HR pada sistem ERP dapat secara otomatis meneruskan pengajuan cuti dari pegawai dan alokasi lembur dari tiap departemen ke divisi HR. Nantinya, setelah pengajuan disetujui oleh manajerdi divisi terkait, sistem akan menambahkannya ke kalender pegawai sehingga manajer mengetahui siapa saja yang hadir tiap harinya dan bisa mendistribusikan tugas kepada personel yang hadir.

Waktu kerja, kehadiran, dan lembur yang dicatat secara otomatis dan dapat diurutkan berdasarkan proyek, klien, maupun jenis tugas. Integrasi modul ini dengan modul akuntansi juga memungkinkan gaji pegawai dihitung secara otomatis sehingga lebih akurat. 

Mengelola Shift Pegawai

Mengatur shift pegawai adalah pekerjaan krusial yang menjadi tanggung jawab departemen HR. Terutama untuk perusahaan berskala besar seperti pabrik yang memiliki banyak departemen, ratusan pegawai, dan 3 shift per hari; divisi HR harus memastikan pengaturan shift dibuat dengan tepat dan seimbang.

Fungsi manajemen shift dari software ERP dapat membantu tim HR mengalokasikan karyawan ke dalam shift-shift dan mengelola rotasi shift.

Dengan modul ini, staff HR bisa mengelola shift pegawai secara lebih efektif dengan cara membuat beberapa shift berdasarkan waktu, kemudian menambahkannya ke dalam kontrak setiap karyawan. Sistem akan menjalankan shift untuk setiap karyawan dengan kontrak yang aktif. Tim HR juga dapat mengatur urutan shift hingga beberapa periode ke depan. Sistem akan otomatis memuat jadwal shift terbaru saat waktunya pergantian shift.

4. Manajemen Training dan Sertifikasi Pegawai

Karyawan yang berkembang tentu akan memiliki kontribusi positif bagi kemajuan perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk memfasilitasi pengembangan skill para pegawainya.

Sistem ERP membantu perusahaan untuk mengelola training pegawai. Tim training, atau bahkan pegawai yang bersangkutan dapat membuat pengajuan aplikasi training yang nantinya bisa disetujui oleh staff HR yang berwenang.

Software ini juga bisa mengelola subyek dan materi training di mana trainer bisa membuka ruang-ruang kelas dan memberikan task atau tugas yang harus dikerjakan oleh pegawai untuk menyelesaikan training.

Setelah itu, modul ini juga menyediakan fitur untuk melakukan sertifikasi sesuai kompetensi pegawai. Anda bisa membuat template dan menerbitkan sertifikat dengan lebih cepat dengan mengedit template yang telah Anda buat sebelumnya. Alokasi sertifikat untuk pegawai atau partner perusahaan dapat dilakukan dengan mudah menggunakan jejak history yang bisa dilacak di kemudian hari.

5. Penilaian Performa

Penilaian performa pegawai tidak hanya krusial bagi perusahaan, tapi juga bagi pegawai itu sendiri. Secara administratif, penilaian performa atau performance appraisal dapat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan terkait kepegawaian, serta perencanaan, pelatihan, dan pengembangan personel.

Penilaian performa atau performance appraisal juga berfungsi sebagai patokan bagi perusahaan untuk menyusun strategi pengembangan karyawan.

Dengan bantuan software ERP, performance appraisal dapat diotomatisasi. Dari mulai kustomisasi isi survey oleh tim HR, reminder untuk memastikan semua pegawai mengisi penilaian, hingga mengotomatisasi proses evaluasi itu sendiri agar berjalan dengan baik dan sesuai jadwal. Sistem ERP akan mendistribusikan survey secara akurat ke pegawai, departemen, atau bahkan level yang telah ditentukan.

Departemen HR dapat melaksanakan evaluasi pegawai dengan mudah, baik secara bottom-up, top down, self-evaluation, maupun evaluasi final oleh manajer.

6. Manajemen Payroll

Payroll atau penggajian pegawai adalah salah satu aktivitas yang harus rutin dikerjakan departemen HR setiap bulannya. Di satu sisi, payroll bersifat repetitif, yang berarti departemen HR harus mengulangi proses yang sama setiap bulan. Di sisi lain, besaran gaji pegawai tidak selalu sama. Terkadang ada tunjangan, lembur, atau bahkan pemotongan yang membuat nominal gaji pegawai berbeda dari bulan sebelumnya.

Tantangan departemen HR adalah untuk menghitung dan memproses gaji setiap pegawai dengan akurat dan tepat waktu.

Dengan software ERP, data aktivitas pegawai yang sebelumnya direkam akan dikalkulasi. Tim HR perusahaan Anda tidak perlu lagi menghitung gaji secara manual, karena integrasi antara modul Pegawai dan modul Akuntansi dalam aplikasi HR akan melakukannya secara otomatis. Setelah itu, sistem akan mengecek kontrak setiap pegawai dan melakukan penggajian pada karyawan-karyawan dengan status kontrak aktif.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *